I. Enquadramento
A presente Política de Privacidade descreve um conjunto de orientações, regras e princípios que deverão ser observados pela Imopólis, Sociedade Gestora de Organismos de Investimento Coletivo, S.A. (adiante “Imopólis”) para assegurar e garantir as novas obrigações em matéria de protecção de dados, bem como a protecção dos direitos dos titulares dos dados.
A Imopólis obriga-se ao cumprimento da sua Política de Protecção de Dados Pessoais em conformidade com as novas regras introduzidas pelo Regulamento Geral de Proteção de Dados, aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de Abril de 2016, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento dos dados pessoais e à livre circulação desses dados (adiante abreviadamente designado por ‘’Regulamento Geral de Protecção de Dados’’ ou ‘’RGPD’’) e de demais legislação aplicável em matéria de protecção de dados.
Para o exercício e desenvolvimento da sua actividade, a Imopólis necessita de realizar um elevado número de operações de tratamento de dados pessoais, nomeadamente, a recolha, a consulta, a transmissão ou a actualização desses mesmos dados. Este tratamento de dados pessoais diz respeito a mais do que uma categoria de titulares de dados pessoais, incluindo-se aqui, os colaboradores, os clientes e potenciais clientes, entre eles os que nos contactam a solicitar os nossos serviços, para efeitos, nomeadamente, de recolherem informações relativas às condições de arrendamento dos espaços e imóveis que integram a nossa carteira, bem como os fornecedores ou prestadores de serviços.
É neste sentido que a Imopólis procede ao desenvolvimento de todos os esforços necessários, nomeadamente, procedendo a uma profunda análise de todos os seus procedimentos internos, com vista a garantir a conformidade e o cumprimento das obrigações da legislação aplicável, numa perspetiva de adaptação a uma realidade em contínua mudança, por forma a fazer face aos riscos mais relevantes.
A Imopólis procura garantir que os dados pessoais dos seus colaboradores, clientes, potenciais clientes, fornecedores ou prestadores de serviços, bem como de quaisquer outros titulares de dados pessoais cujos dados pessoais a Imopólis trate no exercício da sua actividade, sejam tratados de acordo com as normas regulamentares e legais em vigor e conservados em segurança.
A Imopólis deve cumprir os princípios de protecção de dados estabelecidos na legislação em vigor.
II. Âmbito
A presente Política abrange o tratamento de várias categorias de dados pessoais, incluindo o tratamento de categorias especiais de dados pessoais, de dados de menores e, ainda, dados relacionados com condenações penais e infracções, realizadas pela Imopólis, no âmbito do exercício da sua actividade enquanto Responsável pelo Tratamento e/ ou entidade Subcontratante.
O tratamento de categorias especiais de dados pessoais será realizado tendo em conta um nível elevado de protecção com um cuidado acrescido pela Imopólis. Ambas as categorias serão igualmente referidas como “Dados Pessoais” na presente Política, salvo indicação em contrário.
III. Quem realiza operações de tratamento sobre os seus dados
No curso das suas actividades diárias, a Imopólis pode adquirir, tratar e armazenar Dados Pessoais.
De acordo com a legislação europeia e portuguesa em matéria de protecção de dados, estes dados devem ser adquiridos e geridos de forma lícita, leal e transparente.
A Imopólis está empenhada em garantir que a sua equipa tem conhecimento suficiente da legislação e das práticas de protecção de dados, a fim de poder antecipar e identificar quaisquer questões de protecção de dados, que possam eventualmente surgir.
Nessas circunstâncias, a equipa deve assegurar de que o Titular dos Dados é informado, garantindo que serão tomadas todas as acções correctivas apropriadas e necessárias, de forma a garantir os direitos, liberdades e garantias dos Titulares de Dados.
A Imopólis pode partilhar Dados Pessoais dos Titulares dos Dados com Subcontratantes ou outros Responsáveis pelo tratamento, desde que necessários para a normal prestação dos seus serviços.
O acesso dos subcontratantes aos Dados Pessoais partilhados pela Imopólis é regulado, no âmbito das obrigações da Imopólis, pelo contrato celebrado com os seus Subcontratantes.
Neste sentido, a Imopólis assegura contratualmente e verifica regularmente que os Subcontratantes são entidades fiáveis que oferecem as garantias de protecção adequadas, não lhes sendo transmitidos dados para além dos necessários à prestação do serviço contratado.
No decorrer da sua função como Responsável pelo Tratamento, a Imopólis pode, ainda, partilhar os Dados Pessoais dos Titulares dos Dados com outros Responsáveis pelo Tratamento, de forma a realizar as operações de tratamento necessárias para a prestação dos serviços contratados.
No âmbito da referida responsabilidade conjunta, a Imopólis celebra um acordo com o outro Responsável pelo Tratamento, nos termos do qual se identifica, de modo transparente, as respectivas finalidades e responsabilidades no cumprimento da legislação de protecção de dados em vigor, garantindo o cumprimento dos Direitos e Liberdades dos Titulares dos Dados através do estabelecimento de canais de comunicação adequados a dar resposta aos pedidos dos Titulares dos Dados.
Independentemente da relação existente entre os Destinatários de Dados pessoais, a Imopólis define, através de contrato formal e escrito, a delimitação das obrigações em matéria de Dados Pessoais, a finalidade específica ou os propósitos pelos quais estão envolvidos e o entendimento de que eles procedem às operações de tratamento dos dados em conformidade com o Legislação Portuguesa de Proteção de Dados.
IV. Os seus dados poderão ser partilhados com os seguintes Destinatários
- Prestadores de serviços de suporte informático, técnico e operacional;
- Entidades do Grupo;
- Entidades relacionadas;
- Entidades a quem a Imopólis preste serviços;
- Órgãos Judiciais, órgãos de Polícia Criminal e Autoridades Administrativas.
V. O que fazemos com os seus dados
Enquanto Responsável pelo Tratamento, a Imopólis garante que todos os Dados Pessoais:
- Serão obtidos para fins específicos, lícitos e claramente definidos, tendo o Titular dos Dados o direito de questionar o(s) fim(fins) para o(s) qual(quais) a Imopólis o(s) recolhe e mantém, devendo a Imopólis informar, de forma clara e precisa, qual é o propósito ou quais as finalidades;
- Serão compatíveis com os propósitos para os quais foram adquiridos;
- Serão mantidos com medidas de segurança apropriadas – implementadas ou a implementar – para proteger contra o acesso não autorizado, ou contra a alteração, destruição ou divulgação de quaisquer Dados Pessoais detidos pela Imopólis enquanto Responsável pelo Tratamento;
- Serão mantidos de forma precisa, completa e actualizada, quando necessário;
- Serão recolhidos de forma limitada e mantidos apenas pelo tempo estritamente necessário, não sendo recolhidos e/ ou tratados dados excessivos.
Assim, a Imopólis implementou um procedimento de resposta a pedidos dos Titulares dos Dados, de forma a gerir tais solicitações de maneira eficiente e adequada, dentro dos prazos estipulados na legislação. A Imopólis tem implementados, ou encontra-se a implementar os níveis de segurança e de protecção de Dados Pessoais disponibilizados, bem como medidas técnicas e organizativas para a protecção dos Dados Pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Todos os Colaboradores da Imopólis encontram-se, igualmente, sujeitos a normas de confidencialidade.
VI. Finalidades e fundamentos de licitude das operações de Tratamento
- Clientes e Potenciais Clientes
A Imopólis realiza operações de tratamento relativamente aos Dados Pessoais dos seus Clientes e Potenciais Clientes (que a contactam de forma a obterem informações relativas aos serviços pela mesma prestados e sobre a carteira de imóveis em gestão), para garantir o cumprimento do contrato de prestação de serviços acordado com os Titulares dos Dados ou com os Responsáveis pelo Tratamento Conjunto (relativamente aos dados e Titulares de Dados por estes recolhidos, como contrapartes, trabalhadores e outros). Os dados pessoais ora identificados e sujeitos a operações de tratamento, encontram-se ao abrigo de uma situação de necessidade para a execução de um contrato ou para diligências pré-contratuais ou para o cumprimento de obrigações jurídicas. Os dados de Categoria Especial relativos a Clientes ou Potenciais Clientes, ou obtidos através de Clientes, serão sujeitos a operações de tratamento adequadas, na medida em que sejam necessários por motivos de interesse público importante como a prevenção de branqueamento de capitais e de financiamento do terrorismo. O tratamento de Dados Pessoais de Clientes ou de Potenciais Clientes ou obtidos através de Clientes, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objecto de garantias adequadas à protecção dos direitos e liberdades dos Titulares dos Dados, sendo as operações respeitantes a esses dados limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
Assim, a Imopólis implementou um procedimento de resposta a pedidos dos Titulares dos Dados, de forma a gerir tais solicitações de maneira eficiente e adequada, dentro dos prazos estipulados na legislação. A Imopólis tem implementados, ou encontra-se a implementar os níveis de segurança e de protecção de Dados Pessoais disponibilizados, bem como medidas técnicas e organizativas para a protecção dos Dados Pessoais contra a sua difusão, perda, uso indevido, alteração, tratamento ou acesso não autorizado, bem como contra qualquer outra forma de tratamento ilícito.
Todos os Colaboradores da Imopólis encontram-se, igualmente, sujeitos a normas de confidencialidade.
- Funcionários
A Imopólis realiza operações de tratamento relativamente aos dados dos seus funcionários para a execução do contrato de trabalho. Os dados tratados são necessários para efeitos de execução de um contrato no qual o Titular dos Dados é parte, ou para efeitos de diligências pré-contratuais a pedido do Titular dos Dados.
Os dados pessoais de funcionários são também recolhidos e tratados para efeitos do cumprimento de obrigações jurídicas a que o Responsável pelo Tratamento se encontra sujeito.
As operações de tratamento relativas a dados de Categoria Especial recolhidos aos Funcionários são necessárias para efeitos do cumprimento de obrigações jurídicas e no exercício de direitos específicos do Responsável pelo Tratamento ou do Titular dos Dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de protecção social e, ainda, para efeitos de medicina preventiva ou do trabalho, para a avaliação da capacidade de trabalho do empregado.
O tratamento dos Dados Pessoais de Funcionários ou obtidos através de Funcionários, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objeto de garantias adequadas à protecção dos direitos e liberdades dos Titulares dos Dados, sendo as operações respeitantes a esses dados limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
- Prestadores de Serviços
A Imopólis realiza operações de tratamento relativamente aos Dados Pessoais dos seus Prestadores de Serviços para garantir o cumprimento do contrato de prestação de serviços acordado com os Titulares dos Dados ou com os Responsáveis pelo Tratamento Conjunto (relativamente aos dados e Titulares de Dados por estes recolhidos, como contrapartes, trabalhadores e outros). Os Dados Pessoais ora identificados e sujeitos a operações de tratamento, encontram-se ao abrigo de uma situação de necessidade para a execução de um contrato ou para diligências pré-contratuais ou para o cumprimento de obrigações jurídicas.
Os dados de Categoria Especial relativos a Prestadores de Serviços ou obtidos através de Prestadores de Serviços serão sujeitos a operações de tratamento, na medida em que sejam necessários à declaração, ao exercício ou à defesa de um direito num processo judicial, ou o tratamento seja necessário para efeitos do cumprimento de obrigações e do exercício de direitos específicos do Responsável pelo Tratamento ou do Titular dos Dados em matéria de legislação laboral, de segurança social e de protecção social ou interesse público importante.
O tratamento de Dados Pessoais de Prestadores de Serviços ou obtidos através de Prestadores de Serviços, relacionados com condenações penais e infracções ou com medidas de segurança conexas serão sempre objeto de garantias adequadas à protecção dos direitos e liberdades dos titulares dos dados, sendo as operações respeitantes a esses dados limitadas ao estrito cumprimento das obrigações jurídicas aplicáveis.
VII. Critérios para Calcular os Períodos de Retenção
A Imopólis conserva os Dados Pessoais durante o período que se entende como necessário e suficiente para as finalidades que motivaram a recolha e tratamento, variando o período de tempo de armazenamento de dados de acordo com a finalidade para a qual a informação é tratada e de acordo com as normas legais que obrigam à sua retenção, findo o qual os mesmos serão eliminados, mediante as garantias técnicas e funcionais adequadas, conforme documentado em cada um dos processos relevantes.
VIII. Direito de Acesso e Exercício de Direitos
Os Titulares dos Dados podem exercer os direitos conferidos no âmbito da legislação de proteção de dados aplicáveis, através do endereço de correio electrónico hgrua@imopolis.pt.
A Imopólis nomeou ainda um Encarregado de Proteção de Dados, de acordo com as melhores práticas na área, que poderá ser contactado através do e-mail hgrua@imopolis.pt.